Denetim Raporu Neler İçermelidir?
Apartman ve sitelerde yönetim, yönetici ya da yönetim kurulu üyeleri tarafından yapılır. Söz konusu alanın maddi gelir-giderleri, genel düzeni, temizliği, enerji ihtiyaçları, bakımı gibi konularda kararı uygulama yetkisi olan yönetimin de belirli aralıklar ile denetlenmesi gerekir. Site ve apartmanların yönetiminden sorumlu kişi ya da kişilerin faaliyetlerini denetleme görevi, söz konusu alandaki kat maliklerinden herhangi birine verilebilir. Denetçi olarak adlandırılan bu kişi yönetimin faaliyetlerini aylık, 3 aylık, 6 aylık ya da yıllık olarak denetleyebilir. Denetleme sonunda elde edilen verilerin diğer kat maliklerine sunulması içinse denetçi tarafından denetim raporu hazırlanması gerekir.
Denetim Raporu Neler İçermelidir?
Denetim raporu, diğer kat maliklerine yönetim ile ilgili bilgilerin yansıtılması için hazırlanır. Denetçi incelikleri ya da gördüklerini detaylı bir şekilde bu raporda belirterek diğer daire sahiplerinin de bilgi sahibi olmasını sağlar. Denetim raporunda yönetim ile ilgili olumlu ya da olumsuz tüm bilgilere açık bir şekilde yer verilmesi gerekir. Denetim raporunda bulunması gerekenler kısaca şu şekilde maddelendirilebilir.
⦁ Mutlaka denetimin hangi amaçla yapıldığı konusunda bilgi verilmeli.
⦁ Denetimin kapsamı hakkında deaylı bilgilere yer verilmeli.
⦁ Yapılan denetmede göze çarpan eksikler maddeler halinde belirtilmeli.
⦁ Bir önceki denetim raporundaki eksiklere denetim sırasında bakılmalı ve eksikleri giderilip giderilmediği konusunda bilgilere raporda yer verilmelidir.
⦁ Kat maliklerinin yönetimden özel olarak istediği hizmetler varsa bu konuda denetim yapılmalı ve rapora değerlendirmeleri mutlaka yazılmalıdır.
⦁ Verilen aidatların ne şekilde ve nereye harcandığı şeklinde bir denetim yapılmalı ve raporlanmalıdır.
⦁ Site ya da apartmana alınan demirbaşlar tek tek kaleme alınmalı ve her bir demirbaş için yapılan masraf denetim raporunda belirtilmelidir.
⦁ Site yönetiminden kaynaklanan her hangi bir tehlike ya da risk durumu söz konusu ise mutlaka bu konu hakkında da bilgilere de denetim raporunda yer verilmelidir.
⦁ Denetim yapan kişinin kanaatlarını destekleyen fatura, sözleşme ya da raporların da denetim raporu içine eklenmesi gerekir.
⦁ Raporlama sırasında denetim yapılan bina ya da site hakkında eleştirilere yer verilmelidir. Bunun dışında site yönetiminden sorumlu kişi ve kişilerle ilgili şahsi eleştirilere yer verilmemelidir.
Denetim raporu hazırlandıktan sonra ilk olarak denetçi tarafından kontrol edilmelidir. Çok uzun raporların kısaltılması ve gerekli düzenlemelerin yapılması gerekir. Daha sonra rapor yönetime sunulur ve en son olarak tüm kat maliklerininin eline geçmesi sağlanır.